就労ビザの所属機関カテゴリーとは｜カテゴリー3の会社が準備で確認したいポイント

外国人を日本で雇用する場合、就労系ビザの申請では、外国人本人の学歴・職歴・担当する業務内容だけが確認されるわけではありません。
受け入れる日本側の会社についても、事業内容、会社の規模、雇用条件、担当させる業務との関係などが確認されます。

 

その会社側の確認に関係するものの一つが、入管手続きで使われる「所属機関のカテゴリー」です。
ここでいう所属機関とは、外国人を受け入れる日本側の会社・団体などを指します。

 

就労系ビザの申請では、この所属機関がどのカテゴリーに該当するかによって、提出する会社側の書類が変わります。特に一般的な中小企業や非上場企業では、カテゴリー3として申請書類を準備するケースが多く見られます。しかしカテゴリー3であること自体がビザ申請で不利という意味ではありません。

 

ただし、カテゴリー1・2と比べると、会社の事業内容や決算状況、外国人社員に担当させる業務内容などを、資料で説明する範囲が広くなります。
そのため、就労系ビザの申請では、外国人本人の条件だけでなく、受け入れる会社側の資料をどのように準備するかも重要になります。

就労系ビザの申請では、受け入れる会社などの所属機関が、カテゴリー1からカテゴリー4までに分けられています。
大まかにいうと、会社の規模、公的な性格、前年分の法定調書合計表の提出状況などによって、どのカテゴリーに該当するかが決まります。

 

代表的には、次のように考えると分かりやすいです。

• カテゴリー1　上場企業、国・地方公共団体、独立行政法人など、規模や公的性格が特に明確な機関
• カテゴリー2　法定調書合計表を提出しており、給与所得に係る源泉徴収税額が1,000万円以上ある会社など
• カテゴリー3　法定調書合計表を提出しているが、カテゴリー2の基準には当たらない一般的な会社
• カテゴリー4　創業初年度などで、まだ法定調書合計表を提出していない会社など

実際のカテゴリーは、在留資格の種類や会社の状況によって確認が必要です。

 

企業担当者の方がまず理解しておきたいのは、カテゴリーによって会社側の提出書類の重さが変わるという点です。
カテゴリー1やカテゴリー2に該当する場合は、会社の規模や公的資料によって一定の確認がしやすいため、提出書類が比較的少なくなることがあります。
一方で、カテゴリー3やカテゴリー4では、会社の実態や事業内容を確認するための資料がより重要になります。

カテゴリー2とカテゴリー3の違いで分かりにくいのが、法定調書合計表と源泉徴収税額の関係です。

 

カテゴリー2には、前年分の法定調書合計表で、給与所得に係る源泉徴収税額が1,000万円以上ある会社などが含まれます。
この1,000万円以上は、給与の支払総額ではなく、給与から源泉徴収した税額の金額です。
そのため、カテゴリー2に当たる会社は、従業員数や給与の支払規模がある程度大きい会社になることが多いといえます。

 

一方、カテゴリー3は、前年分の法定調書合計表を提出しているものの、カテゴリー2の基準には当たらない一般的な会社が該当しやすい区分です。
つまり、法定調書合計表を提出している会社であっても、給与所得に係る源泉徴収税額が1,000万円以上などのカテゴリー2の基準に当たらない場合は、カテゴリー3として準備することが多くなります。

 

このため、一般的な中小企業や非上場企業では、カテゴリー3として就労系ビザの申請書類を準備するケースが多く見られます。

カテゴリー3とカテゴリー4の違いも、よく質問されるポイントです。
大きな違いは、前年分の法定調書合計表を提出しているかどうかです。

 

カテゴリー3は、前年分の法定調書合計表を提出しているものの、カテゴリー2の基準には当たらない一般的な会社が該当しやすい区分です。
一方、カテゴリー4は、創業初年度の会社や設立して間もない会社など、まだ前年分の法定調書合計表を提出していない会社が該当しやすい区分です。

 

簡単にいうと、カテゴリー3は「前年分の法定調書合計表を提出している会社」、カテゴリー4は「創業初年度などで、まだその書類を提出していない会社」と考えると分かりやすいです。

 

カテゴリー4の場合は、会社の実績を前年分の法定調書合計表で確認できないため、会社の実態、事業内容、今後の事業見通しなどを説明する資料がより重要になります。
そのため、設立直後の会社で外国人を採用する場合は、通常の必要書類だけでなく、事業の実態や採用の必要性をどのように説明するかも確認しておく必要があります。

日本では、企業数の大部分を中小企業が占めています。
一方で、カテゴリー1は上場企業や公的機関などが中心であり、カテゴリー2も給与所得に係る源泉徴収税額が1,000万円以上ある会社など、一定以上の給与支払規模を持つ会社が中心になります。
そのため、一般的な中小企業や非上場企業では、カテゴリー1・2ではなく、カテゴリー3として申請書類を準備するケースが多く見られます。

 

ここで重要なのは、カテゴリー3であること自体が不利という意味ではないという点です。
カテゴリー3は、多くの一般的な会社が該当することになる区分です。
ただし、カテゴリー1・2と比べると、会社の事業内容、決算状況、雇用する外国人の担当業務などを、提出資料によって確認される範囲が広くなります。

 

入管では多くの申請が審査されます。
その中で、提出された資料だけを見ても、会社がどのような事業を行っているのか、その会社で外国人社員がどのような専門的業務を担当するのかが分かるようにしておくことが重要です。

カテゴリー3で就労系ビザを申請する場合、会社側の資料として、会社の実態や事業内容を説明する書類が重要になります。

 

たとえば、次のような資料が確認されることがあります。

• 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
• 会社案内、パンフレット、ホームページなど事業内容が分かる資料
• 登記事項証明書
• 決算書類
• 雇用契約書または労働条件通知書
• 外国人社員が担当する業務内容を説明する資料
• 会社の事業内容と担当業務の関係を説明する資料

重要なのは、書類を形式的にそろえることだけではありません。
会社がどのような事業を行っており、その中で外国人社員がどのような業務を担当するのかを、資料から確認できるようにすることです。
特に、技術・人文知識・国際業務ビザなどでは、外国人本人の学歴や職歴と、担当する業務内容との関係が確認されます。
それに加えて、その業務が受け入れる会社の事業内容と合っているかも重要になります。

 

会社案内や決算書類を提出していても、担当業務との関係が分かりにくい場合には、追加説明が必要になることがあります。

カテゴリー3の会社で就労系ビザを申請する場合、特に確認されやすいのは、会社の事業内容と外国人社員の担当業務との関係です。
たとえば、次のような点は事前に確認しておきたいところです。

• 会社の事業内容と担当業務がつながっているか
• 担当業務が就労系ビザで認められる内容に合っているか
• 単純作業や現場作業が中心に見えないか
• 会社規模に対して採用人数や業務内容に無理がないか
• 決算状況や事業状況から、雇用の継続性を説明できるか
• 新規事業や新規部門で採用する場合、その事業内容を説明できるか
• 派遣、客先常駐、店舗業務を含む場合、実際の活動内容を具体的に説明できるか

これらは、カテゴリー3だから特別に不利になるという意味ではありません。
しかし、カテゴリー3では、会社側の状況を資料で確認する場面が多くなります。

 

そのため、申請前に、会社の事業内容、雇用条件、担当業務、提出書類の内容が合っているかを確認しておくことが大切です。

カテゴリー3と聞くと、会社として評価が低いのではないか、不利に扱われるのではないかと不安に感じる方もいるかもしれません。
しかし、カテゴリー3であること自体が不許可につながるわけではありません。

 

カテゴリー3は、一般的な中小企業や非上場企業でもよく見られる区分です。
問題になるのは、カテゴリー3であることそのものではなく、会社の事業内容や外国人社員の担当業務を、提出書類で十分に説明できているかどうかです。
たとえば、会社の事業内容が分かりにくい場合や、担当業務が専門的な業務として説明しにくい場合には、審査で確認が入ることがあります。

 

また、事業内容が新しい会社、店舗業務や現場業務を含む会社、派遣や客先常駐を予定している会社では、活動内容の説明が特に重要になります。
カテゴリー3の場合は、会社側の状況を丁寧に確認し、必要な資料を準備することで、申請内容を分かりやすく示すことが大切です。

就労系ビザの申請を進める前に、会社側では次のような点を確認しておくとよいでしょう。

• 自社がどのカテゴリーに該当するか
• 前年分の法定調書合計表を提出しているか
• 給与所得に係る源泉徴収税額が1,000万円以上など、カテゴリー2の基準に当たるか
• カテゴリー3として準備する場合、会社案内や決算書類を用意できるか
• 外国人社員に担当させる業務が在留資格に合っているか
• その業務が会社の事業内容とつながっているか
• 雇用条件が日本人と同等以上と説明できるか
• 決算状況や事業状況について補足説明が必要か
• 派遣、客先常駐、店舗業務など、追加説明が必要な働き方ではないか
• 設立直後の会社の場合、事業の実態や今後の見通しを説明できるか

就労系ビザの申請では、外国人本人の条件だけを見て判断することはできません。
受け入れる会社の事業内容、担当業務、雇用条件、提出書類が合っているかを確認したうえで、申請を進めることが重要です。

 

特にカテゴリー3やカテゴリー4に該当する場合は、会社側の説明資料が審査上重要になるため、申請前の確認が大切です。

就労系ビザの申請では、外国人本人の学歴・職歴・担当業務だけでなく、受け入れる会社側の状況も確認されます。その会社側の確認に関係するものが、所属機関のカテゴリーです。

 

カテゴリー1やカテゴリー2は、上場企業、公的機関、一定以上の給与支払規模を持つ会社などが中心です。

 

一方で、一般的な中小企業や非上場企業では、カテゴリー3として申請書類を準備するケースが多く見られます。

 

カテゴリー3であること自体が不利という意味ではありません。
ただし、カテゴリー3では、会社の事業内容、決算状況、雇用する外国人の担当業務などを、資料で説明することが重要になります。
また、創業初年度の会社や設立して間もない会社では、カテゴリー4として、会社の実態や事業見通しをより丁寧に説明する必要がある場合もあります。

 

もっとも、カテゴリー3に該当する一般的な中小企業では、外国人の在留資格申請についても、人事・総務担当者が通常の採用業務や労務管理と並行して対応していることが少なくありません。そのため、必要書類をそろえることに意識が向きやすく、会社の事業内容と外国人社員の担当業務をどのように説明するか、入管が確認したいポイントに沿って資料を準備できているかまでは、十分に確認できないまま申請に進んでしまうこともあります。

 

就労系ビザの申請では、単に必要書類を提出するだけではなく、会社の事業内容と外国人社員の担当業務がどのようにつながっているのか、雇用条件や勤務内容が在留資格に合っているのかを、提出資料から確認できるようにしておくことが大切です。
就労系ビザの申請を検討している場合は、外国人本人の条件だけでなく、受け入れる会社がどのカテゴリーに該当するか、会社側資料をどのように準備するかを事前に確認しておくことが重要です。

 

当事務所では、就労系ビザの申請について、外国人本人の経歴だけでなく、受け入れる会社の事業内容、担当業務、雇用条件、提出書類の内容を確認したうえで手続きを進めています。
外国人採用にあたり、自社のカテゴリーや提出書類の準備に不安がある場合は、申請前の段階でご相談ください。