お役所言葉って・・・・

お役所に行くと、窓口の人が使う言葉や渡される書類の内容が、そもそも分からないってことありませんか？
「然るべく」なんて言われても、分かったような、煙に巻かれたような、ん－、なんだなかなぁって感じです。

 

この分からなささは、まるで中学生の時に感じた漢文や、古文の動詞の活用を覚えることに果たして今後の生活に何の意味があるのかしみじみと感じながら小倉百人一首を暗記する「何やってんだ自分...」的な感じです。

 

漢文も古典も小倉百人一首も当然何一つ知らなくても現代のコミュニケーションには差し障りありません。そりゃあ、言葉のルーツや余韻や文化的な薫り？の共感には知っていて越したことはないでしょうが、それはあくまで個人の好みの範囲で共感できる人達の間で楽しんで頂ければ結構なことなのです。しかし「お役所の言葉」が普段使う言葉や意味が通じないっていうことがあってはいけません。手続きで使う言葉はあくまでも情報伝達の道具であって、文化的な薫りなんて手続きに必要がないからです。

お役所言葉、実は行政書士の浜岡でも少々戸惑うことがあります。（いや、それはそれでどうなの、というご意見はさておき）そして自分でも使ってしまうことがあります。そんなとき反省を込めて使っている「手引書」をご紹介します。

 

それは岐阜県にある中津川市が作成した「お役所言葉　改善の手引き」というリーフレットです。
このリーフレットの方針が素晴らしいポイントは、わかりやすい文章をつくるために

• あいまいな表現、まわりくどい表現はやめよう
• カタカナ語は安易に使わない
• 法令用語、専門用語はわかりやすい言葉に言い換える
• 略語はなるべく避ける

ということを中津川市の職員の方々に呼びかけていることです。さらに、

• カタカナ言葉の翻訳や言い換えを、あいうえお順で解説
• お役所言葉の翻訳や言い換えを、あいうえお順で解説

までまとめてくれています。
では一体どんな物なのかということで、よくあるイメージ的なお役所表現をこのリーフレットの方針に沿って翻訳してみます。

 

 

こんな感じになるんですね。
お役所・行政は住民にとって誰に対しても分け隔てなく、公平に接しなければいけないので、文書や表現について誤解されないように言葉を選んで、そして結局相手にすれば？の文書になってしまいかねない悪循環なんですかね、、、、。

 

ちなみにこの中津川市のリーフレット、作成が平成24年でもう10年以上前のものです。作成した総務部行政管理課というところは今はもうないそうですが、しかし中津川市役所では今もこの方針で言葉遣いや文書を作成していますよと、とのことです。

行政書士のお仕事は、基本的に一般の方が役所へ提出する申請や届け出などの文書を代理して作成することです。当浜岡事務所ではおもにビザに関係する手続きを取り扱っています。
ではその行政書士が「お役所言葉を満載した文書」を作っているのかというと、実はそうではありません。行政書士が作る書類は、法律で定められた内容を役所の手続きがスムーズに行なわれるよう過不足なく正確に記載したものです。いくら「然るべき事由に鑑み申請するものである」とかお役所言葉を使っても、法律で決められたことが書かれていないと許可はおりません。
そしてときには法律で定められたこと以外の事情を説明する書類も作成したりします。言ってみれば役所（法律）の世界と一般の世界の橋渡しみたいな役割です。

 

ビザの手続きや行政手続きで分からないことや、忙しくて手が回らないときはお気軽に当事務所へご連絡ください。「お役所言葉」は無しで対応いたします。