外国人社員入社時の手続きについて

日本でも、通年採用など入社時期にこだわらない採用が増えてきていますが、やはり春の新生活のタイミングに合わせて、4月入社が圧倒的に多いのが現状です。採用時や入社時にはさまざまな手続きを行う必要がありますが、外国籍の方を採用する場合は、さらに入国管理局（入管）での手続きも加わります。

今回は、外国籍の社員を採用する際に必要となる入管での手続きを、ケースごとに分けてご紹介します。

外国籍の社員が中途入社する場合、最低でも以下の2つの手続きが必要になります。

外国籍の社員は、入社後14日以内に、入管へ「所属機関に関する届出」を提出する必要があります。この届出には2種類の書式があり、在留資格によって使用する様式が異なります。

以下の在留資格の方は「所属（活動）機関に関する届出」（参考様式1の6を使用）
教授、高度専門職1号ハ、高度専門職2号（ハ）、経営・管理、法律・会計業務、医療、教育、企業内転勤、技能実習、留学、研修

以下の在留資格の方は「所属（契約）機関に関する届出」（参考様式1の7を使用）
高度専門職1号イまたはロ、高度専門職2号（イまたはロ）、研究、技術・人文知識・国際業務、介護、興行、技能、特定技能

届出方法は以下の3つから選べます。

• インターネットでの申請
• 入管窓口での提出
• 郵送での提出

詳しくは出入国在留管理庁の所属（契約）機関に関する届出の届け出方法をご確認ください。
※ 在留資格が永住者や定住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等の方は、この届出は不要です。

外国籍社員の雇用が決まった際には、ハローワークに「外国人雇用状況の届出」を行う必要があります。これは、日本人社員と同様に「雇用保険被保険者資格取得届（様式第2号）」を提出することで手続き完了となります。
提出期限は、入社日の翌月10日までです。

大学や専門学校を卒業する留学生を新入社員として採用する場合、以下の2つの手続きが必要になります。

多くの留学生は「留学」の在留資格を持っているため、働くための在留資格（例：「技術・人文知識・国際業務」）に変更する必要があります。※ 在留資格が永住者や定住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等の方は、この手続きは不要です。
この申請は、内定段階で行うことができます。例えば、東京入管では、4月入社予定の場合、前年の12月から申請受付が開始されます。
なお、在留資格変更の許可が下りるのは卒業前のため、許可を受けた後に卒業証明書や卒業証書を持参し、入管で在留カードの変更手続きを行います。

新卒採用の場合も、中途採用と同様に、ハローワークで「外国人雇用状況の届出」を行います。
提出期限は、入社日の翌月10日までです。

外国籍の社員を採用する場合、中途入社・新卒入社を問わず、入管への届出やハローワークでの手続きが必要になります。特に入管の手続きでは、書類の準備や記入に会社のサポートが求められるため、日本人社員の手続きに比べて負担が増えることもあります。

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