在留資格認定証明書が交付されたら
在留資格認定証明書（ CERTIFICATE OF ELIGIBILTY =以下” COE” ）が入管から交付されたら、本国で待つ申請人に原本を郵送します。郵送方法は国際郵便などの代表的な国際物流から最近では宅配便的な感覚で書類を届けてくれるサービスなどもありますが、COEの原本はとても重要な書類なので、配送状況の追跡サービスがあるものをご利用ください。
COEは紙の証明書だけではなく、PDFでの発行も選択できます。PDFの場合ですと電子メールで海外のビザ申請者に送信が可能ですので、国際郵便などの手間とコストを省くことができます。
外国人材がCOEを受け取った後に、母国で行うこと手続きから日本に入国・入社するまで、ストレスなく進めるようガイドする書面をご紹介します。紙のCOEを発送する場合でもPDFで送信する場合でも手続きのながれは変わりませんので、同封または送信時に添付していただければ幸いです。
このページの目次
送り状に記載すること
外国人が在留資格認定証明書（以下COE）を受け取り、日本へ来日し入社するまでには大きく３つのステップがあります。この各ステップを送り状でガイドすることで、余計な手間やストレスを軽減でき、大切な書類の紛失を防止することもできます。
１：ビザの取得方法の案内
ビザ（査証）は日本へ入国するときに必要となる外務省が発給するいわば「入国推薦状」です。COEが外国人本人へ届いてから、パスポートとCOEを各国の日本国大使館へ持参して手続きします。ただしビザ業務は各国に駐在する大使館ごとに申請窓口や必要書類などが異なっています。申請の前に必ず日本国大使館のHPで申請方法を確認するよう注意してください。
２：日本到着時の入国手続き
到着空港で入国審査官が、COEとビザが貼られたパスポートを確認し、在留資格や期間などが記入された上陸許可証印をパスポートに貼り、入国許可となります。この時点でCOEが入国審査官によって回収されます。つまりCOEは外国人材が受け取った後、この入国時まで所持しなければならないことになりますので、パスポートと一緒に携帯することをアドバイスしておく必要があります。
３：在留カードが空港で発行されること
日本に中長期間の滞在をする外国人には「在留カード」が交付されます。
新千歳空港から福岡空港までほとんどの大規模空港で初めて入国するときに交付されます。
比較的スムーズな手続きとはいわれていますが、そもそもこの交付手続きがあることを外国人本人が知らなかったとしたら、外国人本人はやっと日本に着いたと思ったところに自分だけ別ルートに移されて混乱することになりかねません。
日本人でも外国の空港での入国審査は少しだけ緊張するものです。このような交付手続きがあると事前に知っていれば気持ちもだいぶ楽になると思います。
2 COE送り状のサンプル
必要事項や注意事項を記載した送り状のサンプルをご案内いたします。このサンプルではCOEの有効期間など手続きに必要な時間も注意事項として記載しています。
（送状のサンプル）
We would like to send you a Certificate of Eligibility to prove your status of residence in Japan. Please treat this document carefully until you enter Japan.
貴殿に日本国内の在留資格を証明する在留資格認定証明書をお送りいたします。日本に入国するまで、この書類を大切に扱ってください。
Notes
注意事項
1 The validity period of this Certificate of Eligibility is up to (202〇 ｍ ｄ). If you do not enter Japan by this date, this Certificate of Eligibility will be invalid. You need to plan your coming to Japan with plenty of time.
1 この在留資格認定証明書の有効期間は（在留資格認定証明書発行日3か月後の日付を記入）までです。あなたがこの日までに日本へ入国しないと、この在留資格認定証明書は効力を無くします。あなたは余裕をもった訪日計画を立てる必要があります。
2. After receiving this Certificate of Eligibility, you must apply for a Visa at your local embassy or consulate of Japan or a designated agency as soon as possible.
The name of your status of residence is ( ).
You should check the application method and required documents on the homepage of the Japanese embassy in your country before applying. It usually takes 5 days (excluding Saturdays, Sundays, and holidays) from application to issuance of Visa.
(URL )
When the embassy accepts your Visa application, they will check your Certificate of Eligibility. And then the embassy will return this document to you after confirming it.
2 この在留資格認定証明書を受け取った後、あなたはできるだけ速やかに、査証の申請をお近くの日本国大使館や領事館または指定された代理機関で、行ってください。
あなたの在留資格の名称は、（在留資格の名称を記入）です。
あなたは申請方法や必要な書類をあなたの国にある日本国大使館のホームページで申請手続きの前に確認すべきです。申請してから Visa が発行されるまで、通常 5 日（土曜日 日曜日 休日を除く）必要です。
（該当国の駐在日本大使館の Visa ページ URL を記入）
大使館はあなたの Visa 申請を受け付けると、在留資格認定証明書の確認を行います。大使館はこの書類は確認後にあなたに必ずこの書類を返却します。
3 You should promptly obtain a ticket to Japan after receiving Visa.
3 あなたは、Visa の交付を受けたのちに、速やかに日本への航空券を取得してください。
The company will settle (refund) travel expenses after you join the company. Please besure to bring the receipt issued when you obtained your ticket.
（企業で渡航費用を負担する場合の案内）
会社はあなたの入社後に渡航費用の清算（払い戻し）を行います。あなたは航空券取得時に発行される領収書を必ず持参してください。
4 When you come to Japan, please be sure to carry this Certificate of Eligibility with your passport. You must submit this Certificate of Eligibility to the official at immigration at the airport.
４ あなたが日本に来る時には、あなたは必ずこの在留資格認定証明書をパスポートと一緒に携帯してください。あなたは空港での入国審査でこの在留資格認定証明書を係官に提出しなければなりません。
5 A RESIDENCE CARD will be issued when you are admitted to Japan at New Chitose Airport, Narita Airport, Haneda Airport, Chubu Airport, Kansai Airport, Hiroshima Airport and Fukuoka Airport.
This card is an important one that you always have to carry in Japan with you, so you should treat it carefully.
If you enter Japan at another airport, your residence card will be mailed to the registered address after you have registered your address at the ward or city hall.
5 新千歳空港，成田空港，羽田空港，中部空港，関西空港，広島空港及び福岡空港で、あなたが入国を許可されたら在留カード（RESIDENCE CARD）が発行されます。
このカードは日本国内であなたが常に携帯しなければならない重要なものですので、あなたは大切に扱ってください。
あなたがその他の空港で入国した場合は、あなたが区役所や市役所で住所の登録をした後に、その登録した住所へあなたの在留カードが郵送されます。
6 Your address after entering Japan is as follows.
(In the case of company housing)
(In the case of a hotel)
(In the case of a specified address)
6 あなたの入国後の住所は下記のとおりです。
（社宅の場合） 社宅の住所と空港からのアクセス方法を記入
（ホテルの場合）住所と空港からのアクセス方法を記入
（指定の住所の場合） 住所と空港からのアクセス方法を記入
7 For inquiries regarding this, please contact the department or person in charge below.You can contact us by email at any time. Inquiries by phone are possible between 9:00 and 18:00 Japan time on weekdays.
7 このことに関する問い合わせ先は、下記の担当部署・担当者になります。
メールでの問い合わせはいつでも可能です。電話での問い合わせは、平日の日本時間 9:00～18:00 の間に可能です。
Name of department in charge:
担当部署名：
Name of person in charge:
担当者名：
TEL : 81-3-0000-0000
電話：81-3-0000-0000
mail address:
メールアドレス:
上記の他に各社の入社手続きについての案内や、必要書類などの通知を加えていただければより効果的になると思われます。
持参すべき現金について
各国で電子マネーが日本に比べて急激に浸透しています。「日本は先進国だから母国と同じ電子マネーやクレジットカードだけで大丈夫だろう」と思い込んで現金を持たずに入国したら空港から動けなくなった、などの事例もございました。
日本は電子マネーがそれほど普及していないことを説明し、最低でも1～2万円程度は手元に現金で用意しておくようお伝えください。
到着後・入社後の手続き
入国後最大90日以内、またはアパートやマンションを決めてから14日以内に各自治体の役所へ転入届を提出しなければなりません。
その際にはパスポートと在留カードが必要なこと、役所によっては土日も受付可能なところがあることを事前に伝えてください。中長期在留可能なビザを持つ人にはこの届け出は義務でもあるので、将来のビザ更新時に不利な扱いを受けないようご協力が必要です。
転入届の提出を終えたら、住民票を2通程度発行してもらうようにアドバイスしてください。私用携帯電話の契約や、銀行口座の開設手続きなどにすぐ必要となります。
当事務所ではビザの手続きだけではなく、転入届、銀行口座開設の手続きから外国人賃貸に詳しい不動産業者の紹介など、入国後のサポート業務も行っております。お気軽にご連絡いただければ幸いです。
