COE（在留資格認定証明書）は電子メールでも発行できます。
ビザ（在留資格）の新規取得を申請して無事許可されると、出入国在留管理庁からCOE（Certificate of Eligibility）、日本語では「在留資格認定証明書」が発行されます。
このCOE：在留資格認定証明書は基本的に紙で発行されるのですが、２０２３年３月１７日からは電子メールでの発行も可能になりました。紙の証明書と比べると電子メールで発行された証明書には多くのメリットがあるため、当事務所ではビザの新規取得のご依頼を頂く場合には、なるべく電子メール発行のご利用をお薦めしております。
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COEを電子メールで発行するメリット
時間を節約することが出来る
紙での発行に比べると、電子メールの場合は「郵送」の時間がかからないことが圧倒的なメリットです。
紙の場合は許可が決定されてから、・印刷・封入・郵送・受け取りなどの工程から、少なく見積もっても３日はかかるでしょう。そして日本国内で申請を代理した人が受け取っても、さらに外国で待っている当人に国際郵便などで届ける時間がかかります。国や地域によって違いはあるでしょうが、おおむね１週間はかかってしまいます。
電子メールの場合は、許可の決定後にはすぐにメールが送信されます。
スケジュールに余裕がないことが多い「興行ビザ」（コンサートやイベントへの出演）の場合などは特に大きなメリットと言えます。
紛失や破損のリスクを回避できる
紙の場合はどうしても失くしてしまったり、証明書として使えなくなるほど汚してしまったり、破いてしまったりするリスクから完全に逃れることはできません。しかも一度失くしてしまった紙のCOEは再発行ができないので、もう一度同じ申請をやり直す事になります。これは申請者や手続き代行した人に責任がないような理由（輸送中に自然災害で荷物が無くなった、とか）でも再発行はしてもらえません。
しかし電子メールでは、そもそも物質ではないので破損したり汚してしまうことはありません。そしてもしも電子メールで届いた証明書を申請者が消去してしまっても、送った側（日本の行政書士や代理人）にはデータが残っていますので、再送信することも可能です。
サポートが簡単
COEは海外の日本大使館で査証（ビザ）を申請するときだけではなく、日本に到着したときの入国審査でも提出しなければなりません。意外とこのことが知られていないようで、日本に来るときに持ってきていないとか、消去してしまった、という話もよく聞きます。
そういう場合でも電子メールで発行されたものなら何度でも、すぐに、どこからでもCOEを送ってあげることができるようになります。
注意点
電子メール発行のCOEはそれほど注意点というものはないのですが、当事務所でよく聞く質問があるのでその事例をご紹介いたします。
電子メール版のCOEはPDFなどのファイルとして添付されるのではなく、電子メールの本文そのものがCOE：在留資格認定証明書になるように設計されています。本文は日本語と英語で記載されています。
出入国在留管理庁の電子メール版COEのサンプル
実はこの本文の中に下の画像で示している「受け取ったことの確認」を求める箇所があります。
日本側でこのメールを受け取った後に、そのままクリックして受領確認を済まして手続きが終了する仕組みなのですが、その下に続く英語版でも同じ表記が繰り返されます。
（外国人本人が自分自身で申請した場合を除いて）日本側で受け取った人が受領の確認をおこなっているので、外国人本人は「受け取ったことの確認」の作業は必要ありませんし、ログインすることもできません。しかしこの説明を十分にしておかないと、このメールを転送されただけの外国人の方に軽い混乱をもたらすことがあります。
ですので、COEの電子メール版を転送するときには「あなたはこのメールで記載されている確認作業をする必要はない」と一言だけでも添えておくことが望まれます。
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