ビザ（在留資格）の新規取得申請が許可されると、出入国在留管理庁から COE（Certificate of Eligibility／在留資格認定証明書） が発行されます。

 

この証明書は紙で発行されるのが一般的ですが、2023年からはメールでの発行もできるようになりました。メールなら海外からでもすぐに受け取れて、紛失の心配も少なく、手続きがスムーズになります。
当事務所では、新しくビザを申請する方には、このメールでの発行をおすすめしています。申請から証明書の受け取りまで、不安なく進められるようにサポートします。

 

時間を節約することが出来る

メールで受け取る一番のメリットは、郵送の時間がいらないことです。紙の場合は印刷や郵送の手間があり、日本の代理人から海外の本人に送ると1週間ほどかかることもあります。
一方、メールなら許可が出たらすぐに送られるので、待ち時間を大きく減らせます。特に、コンサートやイベント出演など日程に余裕がない「興行ビザ」では大きな利点になります。

 

紛失や破損のリスクが少ない

紙の証明書は、どうしても紛失や破損のリスクがあります。しかも一度なくすとCOE（在留資格認定証明書）は再発行できないため、申請を最初からやり直さなければなりません。これは、輸送中の自然災害など本人や代理人に責任がない場合でも同じです。
一方、メールで発行された証明書は物理的に失くしたり壊れたりする心配がありません。仮に誤って削除してしまっても、手続きをした行政書士や代理人がデータを持っているので再送してもらえます。

 

サポートが簡単

COE（在留資格認定証明書）は、海外の日本大使館で査証（ビザ）を申請するときだけではなく、日本の入国審査でも提示が求められます。ところが、このことが意外と知られておらず、「日本に来るときに持参しなかった」「誤って消去してしまった」というケースも少なくありません。

 

電子メールで発行されたCOEであれば、こうした場合にも安心です。何度でも、すぐに、世界中どこからでも再送することが可能なため、入国時のトラブルを防ぐことができます。

eメール版のCOEは、PDFなどのファイルが証明書として添付される形式ではなく、メール本文そのものが在留資格認定証明書（COE） となるように設計されています。本文は日本語と英語で記載されています。
出入国在留管理庁の電子メール版COEのサンプル

 

この本文には、「受け取ったことの確認」を求める箇所があります。日本側でこのメールを受け取った代理人が、そのままクリックして受領確認を行うことで手続きが完了する仕組みです。しかし英語版でも同じ表記が続くため、メールを転送された外国人が混乱することがあります。

 

そのため、COEの電子メール版を外国人の方に転送する際には、
「このメールに記載されている受領確認の作業は、あなたが行う必要はありません」
と一言添えておくと、誤解や混乱を防ぐことができます。

ここまで、COE（在留資格認定証明書）を電子メールで受け取る利点と、実務上の注意点をご説明しました。最後に、実際のご相談で多いポイントをFAQとして簡潔にまとめます。手続きの前にご一読ください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

本FAQで解決しない点があれば、下記のお問い合わせからお気軽にご相談ください。
行政書士浜岡事務所では、ビザや在留資格に関する手続きのお手伝いを幅広く行っています。わからないことや聞きたいことがあれば、どうぞ気軽にお問い合わせください！