在留カードの手続き

在留カード表面の画像

在留カード裏面の画像

在留カードは、日本に住む外国人(16歳未満の人は除く)が常に携帯しなければならない重要なカードです。働く許可があることや、ビザの種類や期間が記載されています。

 

在留カードに記載された内容に変更があった場合には、ビザを持つ人が届出を行う義務があります。この決められた届出などの手続きを行ってゆけば、ビザの更新や変更のときに不利な扱いを受けることも少なくなります。ここでは手続きが必要なことと、その方法、手続きの場所、手続きの期限などをご案内いたします。なお、引越しでの住所変更は、外国人の引越しのページをご覧ください。

 

名前、生年月日、性別、国籍・地域の届出

結婚をして名前が変わった時など、在留カードに記載されている住所以外のこと(名前、生年月日、性別、国籍・地域)に変化があった場合には、入管への届出をして、在留カードの更新が必要になります。この届出に手数料や費用はかかりません。

 

届出をする場所

地方出入国在留管理官署 か 外国人在留総合インフォメーションセンターです。

届出の期限

変更があったときから14日以内に届け出てください。

届出ができる人
  • 外国人本人(16歳未満の者を除く)
  • 代理人
  • 本人から依頼された行政書士などの申請取次者
届出に必要な書類
  • パスポートと在留カード
  • 届出書 在留カード記載事項変更届出書
  • 写真(たて4cm よこ3cm) 1枚 ※16歳未満は,写真の提出は不要です。
  • 在留カードの名前に漢字を使いたい場合は、在留カード漢字氏名表記申出書

漢字の名前を載せる場合は、母国で氏名に漢字が使用されていることがわかる資料(母国の住民票や免許書など)も提出してください。実質的に台湾や韓国、中国の方が対象です。

  • 変更があったことを証明する資料(届出の理由ごとに選択してください)

結婚で氏名を変更した場合
・ 新しい名前が記載されたパスポートと結婚証明書(日本人と結婚した場合は戸籍謄本)
国籍・地域を変更した場合
・ 新たに国籍を取得した国のパスポートなど(以前の旅券を所持している場合は以前のパスポートも提出します。)
その他の事由により氏名等を変更した場合
・ 変更後の名前などが記載されたパスポートと出生証明書
・ 氏名等を変更する判決書等

先にパスポートの訂正又は再交付を受けていないと、申請した日に新しい在留カードが交付されない場合があります。

もし在留カードが届出の日に交付されず、後日改めて在留カードを受け取るときは次の書類を提出してください。

  • 申請受付票
  • パスポート(又は在留資格証明書)
  • 現在の在留カード
  • 身分を証する文書等の提示

有効期間の更新手続き

この手続きは、「永住者」の人、「高度専門職」2号の人、「在留カードの有効期間の満了日が16歳の誕生日になっている人」が期間更新の対象者です。

 

手続きの場所

住所を管轄する地方出入国在留管理官署(いわゆる入管)で手続きします。

手続きのタイミング
  • 16歳以上の永住者と高度専門職2号の人は、在留カードの有効期限の2か月前から有効期限の日まで
  • 在留カードの有効期間の満了日が16歳の誕生日とされている人は、16歳の誕生日の6か月前から16歳になる誕生日まで

決められた期間内に手続きすることが困難であると予想される人(出張や留学で長期間海外で生活することになって、期間内には日本へ再入国することができない人など)や、やむを得ない理由のために、期間内に手続きをすることが困難であると認められる場合は、決められた期間の前でも手続きできます。

手続きをする人
  • 外国人本人(16歳未満を除く)
  • 代理人
  • 行政書士などの申請取次者
手続きに必要な書類
  • 申請書:在留カード有効期間更新申請書
  • 写真(たて4cm よこ3cm) 1枚

※16歳未満の方は,写真の提出は不要です。ただし,在留カードの有効期間の満了日が「16歳の誕生日」とされている方が申請する場合には,写真が必要になります。

  • パスポート(又は在留資格証明書)を提示
  • 現在の在留カードを提示
  • 申請期間内に申請することが困難な事情が、長期間海外に渡航すること以外の場合は、必要に応じて当該事情を示す資料
  • 漢字の名前を在留カードに載せることを希望の場合は、在留カード漢字氏名表記申出書

漢字の名前を載せる場合は、母国で氏名に漢字が使用されていることがわかる資料(母国の住民票や免許書など)も提出してください。

もし在留カードが手続きの日に交付されず、後日改めて在留カードを受け取るときは次の書類を提出してください。

  • 申請受付票
  • パスポート(又は在留資格証明書)
  • 現在の在留カード
  • 身分を証する文書等の提示
  • 申請書様式
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初回ご相談は無料です
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03-6697-1681
ビザ手続き 行政書士浜岡事務所

在留カードをなくしたら

紛失(なくした)、盗難(盗まれた)、などで在留カードがなくなったら、すぐに近くの警察署に届け出て、在留カードがなくなったことを証明する書類を発行してもらってください。

  1. なくした場合は、遺失届出証明書
  2. 盗まれた場合は、盗難届出証明書

もしも火事や自然災害で在留カードがなくなってしまったら、住んでいる区・市役所や町村役場で、り災証明書を発行してもらいます。

  • 火事や自然災害でなくした場合は、「り災証明書」(区市役所・町村役場)

上記の書類を発行してもらった後に入管で手続きを行います。

 

手続きのタイミング

失くしたことが分かった日から14日以内( 海外にいる間に失くしてしまった場合は、その後に日本へ入国した日から14日以内 )

手続きする人
  • 外国人本人(16歳未満を除く)
  • 代理人
  • または行政書士などの取次者

手続きをする場所

 
地方出入国在留管理官署 か 外国人在留総合インフォメーションセンターで手続きをします。

手続きに必要な書類
  • 申請書  在留カード再交付申請書
  • 写真(たて4cm よこ3cm) 1枚 ※16歳未満は写真の提出は不要です。
  • 漢字の名前を在留カードに載せたい場合は、在留カード漢字氏名表記申出書

漢字の名前を載せる場合は、本国で氏名に漢字が使用されていることがわかる資料(住民票や免許書など)も提出してください。

  • パスポート(又は在留資格証明書)を提示
  • 失くしたことを証明する資料

・遺失届出証明書(警察署で発行してもらいます)
または、
・盗難届出証明書(警察署で発行してもらいます)
または、
・り災証明書等(市役所などで発行してもらいます)
または、
・提出できない場合はその理由及び紛失した状況を記載した理由書

 

もし在留カードが申請の日に交付されず、後日改めて在留カードを受領するときは次の書類を提出してください。

  • 申請受付票
  • パスポート(又は在留資格証明書)
  • 身分を証する文書等の提示
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初回ご相談は無料です
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ビザ手続き 行政書士浜岡事務所

在留カードがこわれたら

在留カードが折れ曲がったり、溶けたりしてしまった場合や、ひどく汚れてしまったような場合,またはIC記録(データ)が壊れてしまったときの手続きです。

手続きのタイミング

特に定めはありませんが、壊れてしまったらなるべく早く手続きしてください。もしも在留カードの再交付申請命令を受けたときは、当該命令を受けた日から14日以内に申請します。

手続きする人
  • 申請人本人(16歳未満の者を除く)
  • 代理人
  • 行政書士などの取次者
手続きをする場所

地方出入国在留管理官署か外国人在留総合インフォメーションセンターで手続きをします。

 

手続きに必要な書類
  • 申請書:在留カード再交付申請書
  • 写真(たて4cm よこ3cm) 1枚 ※16歳未満の方は写真の提出は不要です。
  • 在留カードに漢字の名前を載せたい場合は、在留カード漢字氏名表記申出書

漢字の名前を載せる場合は、本国で氏名に漢字が使用されていることがわかる資料(住民票や免許書など)も提出してください。

  • パスポートを提示
  • 現在の在留カードを提示

 

もし在留カードが即日で交付されず、後日改めて在留カードを受け取るときは次の書類を提出してください。

  • 申請受付票
  • 旅券(又は在留資格証明書)
  • 現に有する在留カード
  • 身分を証する文書等の提示

在留カードで漢字の名前を使いたいとき

在留カードで漢字の名前を使いたいときに、在留カードの交換を希望する手続きです。ただし漢字の名前に変えられるのは、母国で漢字を使用している台湾や韓国、中国などの人に実質的に限られます。

残念ながら、素三須(スミス)的な漢字の当て字は対象外です。

手続きのタイミング

決まりはありません。交換を希望するときに手続きします。

手続きをする場所

地方出入国在留管理官署 か 外国人在留総合インフォメーションセンターで手続きをします。

手続きができる人
  • 申請人本人
  • 代理人
  • 行政書士などの申請取次者
手続き手数料

手数料は、1,600円です。収入印紙で支払います。 

手続きに必要な書類
  • 申請書:在留カード再交付申請書
  • 写真(たて4cm よこ3cm) 1枚 ※16歳未満の方は写真の提出は不要です。
  • 漢字の名前を在留カードに載せたい場合は、漢字氏名表記申出書

漢字の名前を載せる場合は、母国で氏名に漢字が使用されていることがわかる資料(母国の住民票や免許書など)も提出してください。

  • パスポート(又は在留資格証明書)を提示
  • 現在の在留カードを提示

 

もし在留カードが申請の日に交付されず,後日改めて在留カードを受け取るときは,次の書類を提出してください。

  • 申請受付票
  • パスポート(又は在留資格証明書)
  • 現に有する在留カード
  • 身分を証する文書等の提示
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初回ご相談は無料です
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ビザ手続き 行政書士浜岡事務所

会社担当者が気を付けること

外国人社員を雇用されている会社で、担当者の方が在留カードについて注意すべき点は、下記の2つがおもな項目となります。

  1. 在留カードに必要な届け出がされているか
  2. 採用時の在留カード確認が行えているか
1:適正な届出

在職中に外国人社員の方が引越しや結婚、国籍などの変更があった場合には在留カードの情報を更新する必要があります。
例えば引越した場合は在留カードの裏面に新しい住所の区役所や市役所で引越し先の住所が裏書されることになりますので、会社に届出された新しい住所と在留カードに裏書された住所が同じかどうか確認しておくことが必要です。

在留カードの情報に変更があった場合は速やかに会社へ届け出るよう周知しておくことが、今後のビザ更新や変更などのときに外国人社員本人のためにも、会社からサポートを提供するためも必要だということを理解してもらう必要があります。

 

2:採用時の在留カード確認

残念なことに、在留カードの精巧な偽造品が出回っています。
会社担当者として行うべき対策は、「在留カードの原本確認」がもっとも効果的で、そして重要な作業になります。

もしも偽造された在留カードに関与して社員が逮捕・起訴された場合は、会社側も使用者責任を問われるリスクがあります。
具体的には 「不法就労助長罪」に該当し、3年以下の懲役若しくは300万円以下の罰金又はその併科の罰則が適用されます。
さらには上記刑事罰以外にも、法人として既存外国人社員のビザ更新が厳しくなったり、新規外国人採用時のビザ申請が不許可になるような不利益を被る可能性が高くなります。

この不法就労助長罪で特徴的なのが、雇用したときに会社として不法就労者であることを知らなくても、在留カードの確認をしていない等の過失がある場合は処罰の対象になり得ることです。
このようなことを防止するための方法としては、下記の確認方法があります。

  1. アプリによる在留カード原本の確認
  2. 目視による在留カード原本の確認

1についてはスマホでも在留カードの確認ができる「在留カード等読取アプリケーション」の活用をお勧めしております。このアプリでは、在留カードに搭載されたICチップの内容確認が容易に行えます。
2では原本を確認する際のチェックポイントになるホログラムが施された箇所を紹介いたします。リンク先で案内されている箇所をチェックしていただいたうえで、在留カードのカラーコピー(裏表の両面)を保存されておくことが重要です。

 

面倒に思われるかとは存じますが、偽造カードは思ったより多く流通しています。会社がコンプライアンス違反など不必要な負担を負わないよう注意深い確認が必要となっています。また確認時には画像データではなく、必ず在留カード原本を確認してください。

行政書士浜岡事務所では、採用をご検討する面接などの段階から同席させていただき、管理系部門のご担当者様のご負担軽減に繋がるようなサービスもご提供しております。お気軽にお問合せくださいますと幸いです。

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