就労ビザの申請から入社まで
外国人社員を採用して入社するまでに必要なビザ・在留資格の手続きは、入社のために海外から来日する人なのか、すでに日本で暮らしている人なのかによって大きく異なります。
海外から来日して入社するとき
予定している職業や職種に対応した就労ビザを取得することから手続きが始まります。
すでに日本で暮らしている人が入社するとき
その人のビザを確認し、必要な場合は職業や職種に応じた就労ビザに変更する手続きを行います。新卒などで留学生が入社する場合に、留学ビザから技術・人文知識・国際業務ビザへ変更する手続きが一般的です。
ここでは上記の手続きについて、ながれやポイントを解説してゆきます。なお「ビザ」と「在留資格」は一緒の意味で使われることが多いのですが、上記の手続では全く異なる役割があります。詳しくは「ビザと在留資格の違い」のページもご覧いただければ幸いです。
海外から来日して入社するときのビザ手続き
海外から日本に入国するまでに、ビザ・在留資格に関する手続きのながれは下記のような段階を経て行います。
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STEP
- お打合せ
下記のような事項を確認し、手続きの検討を行います。
- 申請予定の方について
日本での滞在予定 ・経歴（学歴と職歴）・現在の職業 ・出生地 ・現住所 ・ビザ申請予定地 ・来日の予定日と到着予定の空港 ・日本に住んでいるご親族の有無 ・同伴するご家族の有無 ・これまでの日本への渡航履歴 など
- 招へい（招く側）の会社などについて
申請者（外国人）との契約内容、会社概要、従業員数、これまでの興行ビジネスの履歴についてなど
スケジュール、予定する会場や施設について
イベントのスケジュール、会場の運営会社、会場の図面、 施設利用の契約内容についてなど
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STEP
- お見積りとお申込み
お打合せで確認した内容によって、お見積りをご提示いたします。
お見積りにご了承を頂けましたら、申込書にご署名をいただき業務を開始いたします。
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STEP
- 申請書類の作成
お打合せで確認した状況に対応したビザの申請手続きに必要となる資料のリストをお渡しいたします。
それらの資料が集まり次第、速やかに申請書類を作成いたします。申請書類の作成後は内容をご確認いただき、各書面の規定に従って署名を頂戴いたします。
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STEP
- 出入国在留管理庁へ申請
当事務所で申請作業を代行いたします。
行政書士は窓口の予約が可能ですのでスムーズに申請を行えます。なお申請後の審査期間中に追加の書類提出を求められることもありますので、ご協力をお願いいたします。
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STEP
- 申請への許可
ビザの申請が許可されると、「在留資格認定証明書」( COE = CERTIFICATE OF ELIGIBILTY )の原本が当事務所へ郵送されます。当事務所からご依頼者様へ迅速に貸与書類と一緒に納品いたしますので、ご担当者様は海外在住の外国人材へ速やかな送付をお願いいたします。
そしてこの中で最も手間のかかる手続きは、STEP3の「在留資格認定証明書交付申請」（新規に在留資格の許可を得る手続き）です。ビザの種類ごとに定めっれた書類や資料に加えて、ビザ申請者の事情や状況をを具体的に説明する書類を用意して、ビザの条件に適合していることを証明する必要があります。
当事務所にご依頼いただいた場合には、申請に必要になる書類作成から入管への提出まで一貫して作業を行います。会社のご担当者様は、STEP5のCOE送付を行うだけで手続き作業が完了します。
日本在住の人が入社するときのビザ手続き
日本で暮らしている人を採用して社員にするときのビザ・在留資格の手続きは、就労系のビザを持っていない人の場合と、すでに就労系ビザを持っている人を採用する場合で異なります。
就労系ビザではない人の手続
新卒で留学生を採用して留学ビザから就労系ビザへ更する手続などが代表的です。正式には「在留資格変更許可申請」という名称の手続きです。
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STEP
- 在留資格変更許可申請書の作成
当事務所で必要書類を作成いたします。
約1週間程度の時間をいただきます。
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STEP
- 入管への申請
必要書類の内容確認後、当事務所で速やかに入管への手続きを代行します。
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STEP
- 変更許可
申請から許可決定までおおよそ２か月程度必要です。
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STEP
- 在留カードの変更
変更の許可の後に、在留カードの変更を行います。
これは即日で処理されます。
標準的には約2ヶ月ほどの時間がかかる手続となっています。しかし4月入社が多い日本ではその時期に合わせた入管への申請が集中するので、4月入社の場合には12月中の申請をお勧めいたします。新規に来日する場合に比べて手続きの数は少ないですが、やはり重要なのはSTEP1の在留資格変更許可申請書の作成です。
就労系ビザの人の場合
就労系ビザは、外国人個人と勤務先で担当する業務の両方が入管で審査され許可されています。すでに就労系ビザを持っている人を採用する場合（つまり転職の場合）には、そのビザが予定している担当業務に合っているかどうかを確認する手続きが重要です。
それは外国人本人の同意のうえで、就労資格証明書の交付を入管に申請して、現在の就労系ビザで担当予定の業務内容に問題なく就けることができるのかを確認することです。この証明書があると、外国人本人と雇用した会社のどちらも安心して業務に集中でき、将来のビザ更新手続きもスムーズにを行うことができます。
ビザ申請から日本での生活がスタートするまで
ここでは上記のSTEPでご紹介した各手続きの詳細についてご説明いたします。またそれに加えて日本入国後にビザ・在留資格の手続き以外にも必要な届出等もご紹介します。
１：在留資格の認定証明書交付申請手続き
就労系の在留資格が付与されるためには、基本的に希望するビザ・在留資格の申請で下記2つの要素に適合していることを書面で証明しなければなりません。
- 日本での活動内容（どのように働くのか）
- 設定されている条件（基準省令といいます）
予定している業務の内容や雇用条件、本人の学歴や経歴などが適合しているのかかどうかを手続きで提出する各書類によって証明します。
留学生など、すでに日本に住んでいる人を採用する場合は在留資格の「認定申請」ではなく、「変更申請」となります。
当事務所で必要な資料をお預かりし、申請に関する書類を作成致します。また出入国在留管理庁への申請手続きも代行いたします。
２：在留資格認定証明書の交付
申請内容が認定されると、「在留資格認定証明書」(COE = CERTIFICATE OF ELIGIBILTY)が発行されます。当事務所で申請を代理した場合、許可証は当事務所に郵送されます。当事務所から受領後に速やかに会社ご担当者様へ納品いたします。
なお審査期間は、申請時期や内容にもよりますが、1ヶ月から3ヶ月ほどが見込まれます。
COEは紙の証明書だけではなく、PDFでも発行を依頼することが可能です。PDFの場合、海外のビザ申請者に電子メールで送信できるので、下記の３（COEの郵送）の手間とコストを省くことができます。
審査期間は会社や申請人の状況などによって伸長することがあります。
留学生など日本に住んでいる人を採用する場合は、現在の在留カードを新しい在留資格が記載されたものに切り替えることになります。
３：在留資格認定証明書 (COE)を外国へ郵送
在留資格認定証明書には有効期間（発行後から日本入国まで90日です）が設定されています。有効期間のカウントダウンは発行後翌日から始まるので、なるべく早く確実に本人のもとへ届けることができる郵送方法を選択する必要があります。
４：外国人本人が日本国大使館などで、ビザ（査証）の申請を行います。
この手続きでは必ずCOEの原本が必要になります。
また各国の日本国大使館が駐在する国の制度や状況に応じたビザ申請の方法を設定しています。たとえば在中国の日本国大使館では、ビザの申請窓口を大使館ではなく指定の代理業者に委託しています。このように直接受け付けていないこともあるので申請方法について注意が必要です。ビザの申請前に必ず自国の日本国大使館ホームページなどで申請方法を確認するようアドバイスも必要です。
COEを郵送する時の注意事項もご確認いただければ幸いです。
在留資格認定証明書(COE)は、日本へ国する時にも携帯が必要です。ビザが発給されても決して捨てたりしないようアドバイスしてください。
５：日本への入国
空港で入国審査官が在留資格認定証明書(COE)とビザが貼られたパスポートを確認します。そして上陸許可証印がパスポートに貼られ、入国許可となります。この手続きで在留資格認定証明書(COE)を係官に提出します。飛行機に乗るときには必ずパスポートと一緒に携帯するようにアドバイスしてください。
６：在留カードの発行
在留カードは、16歳以上の外国人に常に携帯を義務付けられた重要なものです。国籍・地域、氏名、生年月日、住居地、在留資格、在留期間等の情報が記載されています。
成田、羽田、中部、関西、新千歳、広島、福岡空港では、入国許可の際に在留カードが交付されます。その他の空港では、入国許可印の近くに「在留カードは後日交付されます」と記述されます。この場合には在留カードは住所を管轄する役所や役場で住居登録の手続きを行った後に交付されます（基本的に在留カードは役所へ届出した住所に地方入国管理局から郵送されます）。
７：区役所・市役所・町村役場で転入手続き
在留カードを取得済みの場合は、パスポート・在留カードを持参し、区市役所・町村役場などで転入届を提出します。在留カードが発行されていない場合は、パスポートを持参し転入届を提出します。この場合、在留カードは転入届の後２～３週間で登録した住所に郵送されます。
転入手続きは、住所を決めた日から14日以内または入国後から最大で90日までの期間中に行います。
転入届を提出したら住民票を2通くらい発行してもらうようアドバイスしてください。職場での手続きや銀行口座の開設、携帯電話の契約などに使用することになります。
住所の届出（転入手続きは）は必ず決められた期限内に行ってください。もしこの手続きを行っていないと在留資格が取り消しとなる可能性もあります。
８：ハローワークへの届け出
外国人を雇用した会社には、外国人社員の氏名・ビザ（在留資格）の種類を管轄のハローワークへ届け出る義務が発生します。この届け出の期限は、雇用形態によって2種類に分かれています。
- 雇用保険へ加入する場合は、入社日（保険に加給した日）の翌月10日まで。
- 加入しない場合は、入社日の翌月の末日まで。
届け出を怠ると30万円以下の罰金が科されることがあります。また外国人社員が会社を退職した場合もハローワークへ届出が必要ですのでご注意ください。
ハローワークの届出の他にも、外国人の雇用を開始した時または離職した時は会社所在地を管轄する出入国在留管理庁の支局へ届け出が必要です。
最難関が在留資格認定証明書交付申請です。申請取次行政書士の行政書士浜岡事務所へお任せください。
他の手続きは在留資格が認定されていると、ほとんど届け出るだけで完了します。しかし在留資格を申請する手続きで許可が得られない場合、せっかく内定した人材が日本で働けなくなります。
ビザ（在留資格）の申請・更新・変更など出入国在留管理庁の手続きは、申請取次行政書士に依頼できます。
許可条件に適合していることを証明するために、入管で規定された必要書類以外にも、申請する外国人個人の事情にあった書類資料を準備し申請手続きがスムーズに進みビザが許可されるよう手続きを代行しております。その他にも各種書類の和訳から雇用契約書の作成までビザに関する業務を総合的にサポートしております。また申請取次行政書士は外国人や企業に代わって申請することが認められています。本人や企業担当者が出入国在留管理庁へ出向く必要がなく、書類の作成から提出まで当事務所へお任せいただけます。
