外国人社員を採用して入社するまでに必要なビザ・在留資格の手続きは、入社のために海外から来日する人なのか、すでに日本で暮らしている人なのかによって大きく異なります。

海外から来日して入社するとき

予定している職業や職種に対応した就労ビザを取得することから手続きが始まります。

すでに日本で暮らしている人が入社するとき

必要な場合は職業や職種に応じた就労ビザに変更する手続きを行います。新卒などで留学生が入社する場合には、留学ビザから技術・人文知識・国際業務ビザへ変更する手続きが一般的です。

 

ここでは日本で働くためのビザを取得する手続きについて、ながれやポイントを分かりやすく解説してゆきます。

 

海外にいる人材を採用した場合には、日本に入国して働き始めるまで下記のような段階が必要になります。。

 

• STEP

  お打合せ

  下記のような事項を確認し、手続きの検討を行います。

  • 申請予定の方について

  日本での滞在予定 ・経歴（学歴と職歴）・現在の職業 ・出生地 ・現住所 ・ビザ申請予定地 ・来日の予定日と到着予定の空港 ・日本に住んでいるご親族の有無 ・同伴するご家族の有無 ・これまでの日本への渡航履歴　など

   

  • 招へい（招く側）の会社などについて

  申請者（外国人）との契約内容、会社概要、従業員数、これまでの興行ビジネスの履歴についてなど

   

  スケジュール、予定する会場や施設について

  イベントのスケジュール、会場の運営会社、会場の図面、 施設利用の契約内容についてなど

• STEP

  お見積りとお申込み

  お打合せで確認した内容によって、お見積りをご提示いたします。

  お見積りにご了承を頂けましたら、申込書にご署名をいただき業務を開始いたします。

• STEP

  申請書類の作成

  お打合せで確認した状況に対応したビザの申請手続きに必要となる資料のリストをお渡しいたします。

  それらの資料が集まり次第、速やかに申請書類を作成いたします。申請書類の作成後は内容をご確認いただき、各書面の規定に従って署名を頂戴いたします。

• STEP

  出入国在留管理庁へ申請

  当事務所で申請作業を代行いたします。

  行政書士は窓口の予約が可能ですのでスムーズに申請を行えます。なお申請後の審査期間中に追加の書類提出を求められることもありますので、ご協力をお願いいたします。

• STEP

  申請への許可

  ビザの申請が許可されると、「在留資格認定証明書」( COE = CERTIFICATE OF ELIGIBILTY )の原本が当事務所へ郵送されます。当事務所からご依頼者様へ迅速に貸与書類と一緒に納品いたしますので、ご担当者様は海外在住の外国人材へ速やかな送付をお願いいたします。

 

一番大変な手続きは、STEP3の「在留資格認定証明書交付申請」（新しく日本で生活・仕事をするためのビザをもらう申請）です。これは、ビザの種類ごとに決まっている書類に加えて、申請する人の学歴や仕事の内容などを説明する資料を用意し、「この人はビザの条件を満たしています」と証明しなければなりません。

 

当事務所に依頼していただければ、必要な書類の作成から入国管理局への申請までをまとめてサポートします。会社の担当者の方は、最後にSTEP5で「COE（在留資格認定証明書）」を海外の本人に送るだけで、手続きは完了します。

日本で暮らしている人を採用して社員にするときのビザ・在留資格の手続きは、就労系のビザではない人を採用する場合と、すでに就労系ビザで働いている人を中途採用する場合で異なります。

就労系ビザではない人（留学生の新卒など）の手続

新卒で留学生を採用して留学ビザから就労系ビザへ更する手続などが代表的です。正式には「在留資格変更許可申請」という名称の手続きです。

 

• STEP

  在留資格変更許可申請書の作成

  当事務所で必要書類を作成いたします。

  約1週間程度の時間をいただきます。

• STEP

  入管への申請

  必要書類の内容確認後、当事務所で速やかに入管への手続きを代行します。

• STEP

  変更許可

  申請から許可決定までおおよそ２か月程度必要です。

• STEP

  在留カードの変更

  変更の許可の後に、在留カードの変更を行います。

  これは即日で処理されます。

 

標準的には約2ヶ月ほどの時間がかかる手続となっています。しかし4月入社が多い日本ではその時期に合わせた入管への申請が集中するので、4月入社の場合には12月中の申請をお勧めいたします。新規に来日する場合に比べて手続きの数は少ないですが、やはり重要なのはSTEP1の在留資格変更許可申請書の作成です。

 

就労系ビザの人の中途採用の場合

就労系ビザは、外国人個人と勤務先で担当する業務の両方が入管で審査され許可されています。すでに就労系ビザを持っている人を採用する場合（つまり転職の場合）には、そのビザが予定している担当業務に合っているかどうかを確認する手続きが重要です。
それには、外国人本人の同意のうえで、就労資格証明書で、現在の就労系ビザでも今後予定している業務に問題なく就けることができるのかを確認することが可能です。外国人本人と雇用した会社のどちらも安心して業務に集中でき、将来のビザ更新手続きもスムーズにを行うことができます。

 

ここでは上記のSTEPでご紹介した各手続きの詳細についてご説明いたします。
また日本入国後にビザ・在留資格の手続き以外にも必要な届出等もご紹介します。

１：在留資格の認定証明書交付申請手続き

就労系の在留資格が付与されるためには、基本的に希望するビザ・在留資格の申請で下記2つの要素に適合していることを書面で証明しなければなりません。

• 日本での活動内容（どのように働くのか）
• 設定されている条件（基準省令といいます）

予定している業務の内容や雇用条件、本人の学歴や経歴などが適合しているのかかどうかを手続きで提出する各書類によって証明します。

２：在留資格認定証明書の交付

申請内容が認定されると、「在留資格認定証明書」(COE = CERTIFICATE OF ELIGIBILTY)が発行されます。当事務所で申請を代理した場合、許可証は当事務所に郵送されます。当事務所から受領後に速やかに会社ご担当者様へ納品いたします。
なお審査期間は、申請時期や内容にもよりますが、1ヶ月から3ヶ月ほどが見込まれます。

３：在留資格認定証明書 (COE)を外国へ郵送

在留資格認定証明書には有効期間（発行後から日本入国まで90日）が設定されています。有効期間のカウントダウンは発行後翌日から始まるので、なるべく早く確実に本人のもとへ届けることができる郵送方法を選択する必要があります。

４：外国人本人が日本国大使館などで、ビザ（査証）の申請を行います。

この手続きでは必ずCOEの原本（またはPDFデータ）が必要になります。
なお、各国の日本国大使館が駐在する国の制度や状況に応じたビザ申請の方法を設定しています。たとえば在中国の日本国大使館では、ビザの申請窓口を大使館ではなく指定の代理業者に委託しています。このように直接受け付けていないこともあるので申請方法について注意が必要です。ビザの申請前に必ず自国の日本国大使館ホームページなどで申請方法を確認するようアドバイスも必要です。
COEを郵送する時の注意事項もご確認いただければ幸いです。

５：日本への入国

空港で入国審査官が在留資格認定証明書(COE)とビザが貼られたパスポートを確認します。そして上陸許可証印がパスポートに貼られ、入国許可となります。
この手続きで在留資格認定証明書(COE)を係官に提出します。
飛行機に乗るときには必ずパスポートと一緒に携帯するようにアドバイスしてください。

６：在留カードの発行

成田、羽田、中部、関西、新千歳、広島、福岡空港では、入国許可の際に在留カードが交付されます。
その他の空港では、入国許可印の近くに「在留カードは後日交付されます」と記述されます。この場合には在留カードは住所を管轄する役所や役場で住居登録の手続きを行った後に交付されます。

７：区役所・市役所・町村役場で転入手続き

在留カードを取得済みの場合は、パスポート・在留カードを持参し、区市役所・町村役場などで転入届を提出します。在留カードが発行されていない場合は、パスポートを持参し転入届を提出します。この場合、在留カードは転入届の後２～３週間で登録した住所に郵送されます。
転入手続きは、住所を決めた日から14日以内または入国後から最大で90日までの期間中に行います。

８：ハローワークへの届け出

外国人を雇用した会社には、外国人社員の氏名・ビザ（在留資格）の種類を管轄のハローワークへ届け出る義務が発生します。この届け出の期限は、雇用形態によって2種類に分かれています。

1. 雇用保険へ加入する場合は、入社日（保険に加給した日）の翌月10日まで。
2. 加入しない場合は、入社日の翌月の末日まで。

届け出を怠ると30万円以下の罰金が科されることがあります。また外国人社員が会社を退職した場合もハローワークへ届出が必要ですのでご注意ください。
ハローワークの届出の他にも、外国人の雇用を開始した時または離職した時は会社所在地を管轄する出入国在留管理庁の支局へ届け出が必要です。

外国人を採用する際の就労ビザ申請から入社までの流れについては、企業のご担当者様からよく寄せられる疑問点があります。ここでは、実際の相談で多い質問をまとめ、わかりやすく回答しています。初めて外国人採用に取り組む企業様にとっても役立つ内容ですので、ぜひ参考にしてください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

就労ビザの申請や在留資格の変更は、必要書類の準備や審査対応など、企業様・外国人の双方にとって大きな負担となりがちです。当事務所では、外国人採用の初期段階からビザ取得後のフォローまで、一括してサポートしています。

• 「自社で手続きを進められるか不安」
• 「必要書類の整備に時間が取れない」
• 「過去に不許可となったことがあり再申請が心配」

このようなお悩みがございましたら、ぜひ一度当事務所へご相談ください。状況を丁寧にお伺いし、最適な解決策をご提案いたします。