外国人社員を雇用した後、企業には在留資格の状況を確認しながら雇用を継続することが求められます。
採用時に在留資格を確認して終わりではなく、在留期限や業務内容が現在の在留資格と合っているかを継続的に確認することが重要です。

企業の人事担当者が確認しておきたい主なポイントは次のとおりです。

• 在留カードの確認
• 在留期限の管理
• 業務内容と在留資格の適合
• 転職や異動時の届出

これらの確認が不十分な場合、結果として不法就労助長と評価される可能性もあります。
そのため、外国人社員の在留資格については企業内で一定の管理体制を整えておくことが重要です。

なお、外国人採用や就労ビザ制度の基本については、「外国人雇用・就労ビザの基本」のページで全体像を整理しています。

外国人社員が日本で働き続けるためには、在留期間の更新手続きが必要になる場合があります。
更新申請は通常、在留期限の3か月前から行うことができます。

更新申請では、企業側の資料が求められることがあります。
例えば次のような資料です。

• 在職証明書
• 会社概要資料
• 決算書類
• 雇用条件を説明する資料

そして更新審査では、次のような点が確認されます。

• 業務内容が在留資格に該当しているか
• 会社の経営状況
• 給与水準
• 在留状況

更新申請の前には、現在の業務内容が在留資格と合っているかを確認しておくことが重要です。

外国人社員の部署変更や職務変更を行う場合、その内容によっては在留資格との関係に注意が必要です。
例えば「技術・人文知識・国際業務」の在留資格では、専門的な業務であることが前提となります。
そのため、次のような変更には注意が必要です。

• 専門業務から単純作業中心の業務へ変更
• 企画業務から現場作業中心の業務へ変更
• 専門職から倉庫作業などへの配置転換

このような変更は在留資格との適合性が問題になる可能性があります。

一方で、昇格や部署変更などであっても、業務内容が専門業務の範囲に収まっている場合には問題にならないケースもあります。
企業としては、職務変更が在留資格に影響する可能性があるかを事前に確認しておくことが重要です。

外国人社員が転職した場合、企業や本人には届出が必要になることがあります。
主な届出には次のものがあります。

ハローワークへの届出

外国人雇用状況届出として、外国人社員の入社や退職の際にハローワークへの届出が必要です。

入管への届出

在留資格によっては、外国人本人が入管に対して、所属機関に関する届出を行う必要があります。
企業としても、退職や転職の際には

• 在留資格の確認
• 届出の案内
• 必要書類の確認

などを行うことが望ましい場合があります。

在留期間更新や在留資格変更の申請が不許可になることもあります。
不許可となる理由はさまざまですが、主な例としては次のようなものがあります。

• 業務内容と在留資格が一致していない
• 会社の経営状況
• 提出書類の内容
• 在留状況が好ましくない

もしも不許可となった場合には、まず理由を確認することが重要です。
そのうえで

• 再申請の可能性を検討する
• 必要書類を見直す
• 業務内容を整理する

などの対応を検討します。

状況によっては、専門家に相談しながら再申請の可否を判断することもあります。

在留期限が近づいている場合には、早めに更新申請を行う必要があります。
更新申請は通常、在留期限の3か月前から可能です。
企業としては

• 在留期限の把握
• 更新時期の確認
• 必要書類の準備

などを早めに進めることが重要です。

また、在留期限を過ぎてしまった場合には、在留継続が難しくなる可能性があります。
そのため企業では、在留期限を一覧で管理するなどの体制を整えておくことが重要です。

外国人社員の在留資格に関するトラブルを防ぐためには、企業内での管理体制を整えることが重要です。
例えば次のような管理方法が考えられます。

• 在留カードのコピー管理
• 在留期限の一覧表作成
• 更新時期の社内共有
• 職務変更時の確認

在留資格制度は複雑であり、企業の状況によって注意点も変わります。
そのため

• 在留資格と業務内容の関係
• 更新申請の準備
• 職務変更の影響

などについて、早めに確認しておくことがトラブル防止につながります。

ここまで、外国人社員の在留資格管理やトラブル対応について説明してきました。
最後に、企業の人事担当者からよく相談される質問をまとめます。

外国人社員の雇用では、採用時だけでなく、その後の在留資格管理も重要になります。
在留期限の管理や更新手続き、職務変更の影響などを適切に確認しておくことで、企業としてのリスクを減らすことにつながります。
外国人社員の在留資格について不明な点がある場合には、早めに状況を確認しておくことがトラブル防止につながります。